Hành chính nhân sự là gì? Trọn bộ công việc hành chính nhân sự dành cho ai chưa biết

Hành chính nhân sự là một vị trí quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp. Vậy hành chính nhân sự là làm gì? Công việc hành chính nhân sự là gì? Mời các bạn cùng vieclamdanang.vn tìm hiểm câu trả lời cho những câu hỏi trên nhé!

Hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự, đôi khi bạn còn bắt gặp nó với tên gọi khác là hành chánh nhân sự. Là vị trí quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp. Đảm nhận sự tổ hợp của hai nhiệm vụ giữa “Hành chính” và “Nhân sự”. Nghĩa là bạn sẽ làm việc và chịu trách nhiệm với các công việc liên quan tới thủ tục hành chính nói chung của công ty và thực hiện tổ chức các công tác văn thư để lưu trữ thông tin của nhân viên.

Công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự bao gồm việc quản lý và giám sát các sự kiện, các kế hoạch nội bộ công ty. Lên kế hoạch thực hiện hoạt động kê khai, giám sát quá trình làm việc của nhân viên. Từ đó hoàn thiện bảng tiền lương và thực hiện thanh toán lương cho nhân viên ở các bộ phận khác nhau.

Công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Hành chính nhân sự là làm gì? Cùng đi tìm đáp án cho câu hỏi này thông qua bảng liệt kê các công việc thuộc chức năng của phòng hành chính nhân sự. Tùy vào quy mô doanh nghiệp. Bộ phận HCNS có thể phân tách thành 2 phòng ban riêng biệt bao gồm việc làm văn phòng Đà Nẵng và việc làm nhân sự Đà Nẵng. Với những doanh nghiệp nhỏ lẻ, bộ phận hành chính – nhân sự sẽ được gộp chung để xử lý các vấn đề liên quan đến công tác hành chính, văn phòng.

Dù quy mô doanh nghiệp như thế nào, công việc chính của bộ phận HCNS bao gồm những công việc cơ bản sau:

Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Dưới đây là những đầu việc cần thực hiện trong việc quản lý hồ sơ, giấy tờ của vị trí hành chính nhân sự:

1. Thực hiện các hoạt động tiếp nhận công văn, đơn thư – giấy tờ đề nghị, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến công ty và có quyền giải quyết chúng trong thẩm quyền được chỉ rõ, sau đó cần lưu trữ các dữ liệu trong kho dữ liệu của công ty.
2. Tiếp nhận các loại giấy tờ chứa thông tin liên quan tới nhân viên, chúng có thể là giấy báo ốm, giấy báo xin nghỉ để tổ chức tiệc cưới…
3. Theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động liên quan tới duy trì văn hóa doanh nghiệp
4. Quản lý các loại giấy tờ liên quan tới tiền lương và chế độ lương thưởng của nhân viên.

Công tác lễ tân

Nhân viên hành chính nhân sự đảm nhiệm các hoạt động trong công tác lễ tân, bao gồm:

1. Tiếp nhận các giao dịch với khách hàng bằng hai hình thức trực tiếp và trao đổi thông qua điện thoại.
2. Thực hiện tiếp đón khách mời mỗi khi công ty có sự kiện hay hoạt động nội bộ.
3. Tham gia tổ chức các sự kiện của công ty và hoạt động vui chơi cho nhân viên nhằm duy trì và phát triển văn hóa nội bộ doanh nghiệp.

Xử lý bảng lương

Xử lý bảng lương là một trong những công việc cơ bản của nghề hành chính nhân sự. Các hoạt động liên quan tới bảng lương sẽ bao gồm việc chấm công hàng ngày cho các nhân viên của công ty. Lên danh sách lương, thưởng mỗi tháng cho nhân viên. Thực hiện việc chi trả cũng như thanh toán tiền lương đúng hạn.

Lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động hiện tại

Đây là một trong những hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự. Công việc hành chính nhân sự trong vấn đề này. Bao gồm việc thực hiện các hoạt động lưu giữ thông tin và cơ sở dữ liệu của nhân viên. Cũng như thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó.

Công tác quản lý tài sản, thiết bị

Các hoạt động liên quan tới sẽ bao gồm:

1. Theo dõi máy móc, thiết bị liên quan tới tài sản của công ty: như máy hỏng, không hoạt động được hoặc máy quá cũ cần thay mới hoặc bảo trì
2. Lên kế hoạch cần thiết để bảo dưỡng nhằm duy trì tiến độ làm việc thông thường cho nhân viên ở bộ phận sản xuất.
3. Kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng tháng và thực hiện hoạt động mua cung cấp cho các phòng ban trong tổ chức.

Quy trình làm việc của nhân viên phòng hành chính nhân sự

Thông thường nhân viên hành chính nhân sự sẽ làm việc theo một quy trình nhất định:

1. Thực hiện hoạt động sắp xếp, quản lý hoạt động làm việc cho các nhân viên trong văn phòng.
2. Thực hiện lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo để nuôi dưỡng nguồn nhân lực mạnh cho tổ chức.
3. Thực hiện giám sát, biên soạn và lưu trữ giấy tờ cho công ty.
4. Tìm hiểu các vấn đề của nhân viên liên quan tới tiến độ làm việc và lý do khi thực hiện các hoạt động kém hiệu quả để kịp thời có kế hoạch khích lệ phù hợp.

Tố chất cần có và yêu cầu về công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Để trở thành một nhân viên hành chính nhân sự chuyên nghiệp cần hội tụ nhiều tố chất khác nhau. Bạn phải là người nhanh nhẹn, khéo léo và có khả năng giao tiếp tốt. Công việc đặc trưng của vị trí HCNS liên quan đến nhiều vấn đề nhạy cảm, giải quyết các chính sách, lương thưởng của nhân viên. Đối tượng tiếp xúc và làm việc trực tiếp là con người chứ không phải máy móc. Vì vậy, bạn cần phải mềm mỏng và nhanh nhạy trong phản ứng và giải quyết các vấn đề.

Bên cạnh đó bạn phải là người tỉ mẩn, chăm chỉ và chịu áp lực làm việc cao. Hãy chuẩn bị sẵn tinh thần để ứng phó với các trường hợp xảy ra. Bên cạnh đó, nhiệm vụ của phòng nhân sự liên quan tới nhiều loại giấy tờ. Do đó, bạn cần phải có khả năng nhanh nhạy trong việc phân loại và đọc hiểu tốt các loại văn bản, giấy tờ. Vì chỉ cần một sai sót nhỏ trong thông tin sẽ phải bắt buộc làm lại hoặc gây ảnh hưởng đến sau này.

Những kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính nhân sự

Kỹ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn và linh hoạt trong xử lý tình huống

Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ hỗ trợ rất lớn, giúp bạn hoàn thành tốt mọi công việc. Bởi tính chất của công việc HCNS chủ yếu làm việc và tiếp xúc trực tiếp cũng như thường xuyên tới con người. Bên cạnh đó, khi phát sinh một số tình huống có thể không  lường được trước. Bạn cần bình tĩnh và linh hoạt xử lý chúng. Biết đâu thông qua những tình huống khó khăn này, bạn sẽ có thể “ghi điểm” trong mắt cấp trên và chiếm được sự nể phục của các thành viên khác.

Được ví là cỗ máy đa năng của các doanh nghiệp

Nhân viên hành chính nhân sự phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Từ việc lập kế hoạch và quản lý quỹ tiền lương đến việc thực hiện lưu trữ các loại giấy tờ hành chính và theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của các nhân viên trong công ty… Do đó có thể coi họ là những người “Đa chức năng”. Được ví von là cỗ máy đa năng, tài sản quý giá của các doanh nghiệp. Đóng góp quan trọng vào sự ổn định và thành công của doanh nghiệp, tổ chức.

Đạo đức của người làm nhân sự

Đạo đức là một trong các yếu tố quan trọng của một người làm trong lĩnh vực nhân sự. Họ là người chịu trách nhiệm đánh giá và xếp loại toàn thể nhân viên trong công ty. Do đó, sự công bằng cần được đặt lên hàng đầu. Việc đánh giá đúng quyết định rất nhiều đến chế độ lương thưởng của mỗi nhân viên.

Bên cạnh đó, bộ phận HCNS đảm nhận cả việc tổ chức tuyển dụng của công ty. Vì vậy cũng cần phải có sự minh bạch và rõ ràng. Để có thể hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ phòng hành chính nhân sự.

Kỹ năng tổ chức

Mọi công việc trong quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự đảm nhiệm. Đều cần đến kỹ năng tổ chức. Trong việc lên lế hoạch và tổ chức các hoạt động nội bộ. Cho công ty như các hoạt động giải trí, các buổi thuyết trình, du lịch…

Thành thạo tin học văn phòng

Trong các yêu cầu tuyển dụng nhân viên HCNS của các doanh nghiệp. Đều đề cập đến vấn đề thành thạo tin học văn phòng. Bởi các công việc chính hàng ngày. Cần thực hiện trong chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự đều có sự trợ giúp của máy tính và Internet. Thành thạo tin học văn phòng. Là điều kiện bắt buộc phải có để hoàn thành nhiệm vụ công việc một cách tốt nhất.

Mức lương và cơ hội việc làm của vị trí hành chính nhân sự

Hành chính nhân sự được coi là nghề có mức lương cao trên thị trường lao động. Do đây là công việc đòi hỏi các tố chất cũng như nhiều kỹ năng khác nhau. Thông thường mức lương của nhân viên HCNS dao động từ 7 đến 10 triệu. Tùy theo kinh nghiệm và thời gian làm việc. Mức lương dành cho các trưởng phòng HCNS sẽ dao động từ 15 – 20 triệu.

Bộ phận HCNS là mắc xích vô cùng quan trọng. Trong bộ máy hoạt động và điều hành của bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào. Vì vậy, nhu cầu tuyển dụng hiện nay của xã hội là rất lớn. Bạn hoàn toàn có thể làm nhân viên hành chính. Tại các cơ quan tổ chức nhà nước hoặc tư nhân. Cơ hội thăng tiến việc làm. Để trở thành các vị trí quản lý như trưởng phòng, giám đốc HCNS rộng mở cho người lao động để có mức lương cao hơn.

Kết luận

Trên đây là câu trả lời cho các câu hỏi nhân viên hành chính nhân sự là gì? Chức năng phòng HCNS quan trọng như thế nào với những công việc mà người lao động trong bộ phận này sẽ phải đảm nhận.

Hy vọng qua bài viết bạn đã có thêm định hướng nghề nghiệp để không bỏ lỡ cơ hội trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực hành chính. Chúc bạn may mắn trên con đường sự nghiệp của mình nhé!