Cách trả lời thư mời phỏng vấn – Mẫu Email trả lời ấn tượng và chuyên nghiệp dành cho ứng viên

Nếu bạn nhận được thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng. Hành động gửi mail xác nhận và trả lời một cách nhanh chóng là điều rất quan trọng. Bởi nó thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn. Đồng thời sẽ mang đến cho bạn những cơ hội việc làm tại Đà Nẵng tốt nhất. Vậy nội dung email đó phải viết như thế nào để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng? Cùng tham khảo qua một số gợi ý từ vieclamdanang.vn nhé!

Thời điểm gửi email trả lời thư mời phỏng vấn

Sau khi nhận được Email hay cuộc gọi mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng. Việc gửi thư cảm ơn mời phỏng vấn cần được thực hiện càng sớm càng tốt. Đó chính là thời điểm lý tưởng nhất để gửi mail xác nhận lịch hẹn. Sau khi nộp CV các ứng viên cần theo dõi mail liên tục xem có nhận được mẫu thư mời phỏng vấn hay không, tránh trường hợp lỡ thư mời.

Khi bạn đã nhận được cuộc gọi điện thoại mời phỏng vấn. Việc gửi thư trả lời cũng là điều nên làm – để hỏi những điều còn thắc mắc và xác nhận tất cả thông tin đều chính xác.

Cách viết tiêu đề Email xác nhận thư mời phỏng vấn

Đây là phần không thể thiếu của mỗi email. Tiêu đề mail hiển thị bên ngoài nên nó có tác động trực tiếp đến việc người nhận có đọc thư hay không. Nếu thư của bạn không có tiêu đề, nhà tuyển dụng sẽ rất dễ bỏ qua và coi đó là thư spam

Phần tiêu đề có thể bao gồm: tên công việc và tên của bạn. Ví dụ: tiêu đề bạn nên để [Họ và tên] – [Vị trí tuyển dụng] – [Xác nhận/Từ chối thư mời phỏng vấn].

Tiêu đề trong thư trả lời mail mời phỏng vấn cần viết rõ ràng và mạch lạc để nhà tuyển dụng nắm được thông tin và kiểm tra. Sắp xếp thời gian phỏng vấn đúng lịch hẹn và thuận tiện cho hai bên.

Cấu trúc Email xác nhận thư mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng

Một lá thư xác nhận phỏng vấn tiêu chuẩn. Dù là cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh hay tiếng Việt. Vẫn phải đảm bảo có đầy đủ các phần: Lời chào, lý do viết thư, lời cảm ơn, ký tên. Phần nội dung thư cần được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc, không dài dòng, đúng chính tả để ghi điểm với nhà tuyển dụng.

Lời chào trang trọng

Hãy mở đầu thư xác nhận phỏng vấn bằng lời chào trân trọng và thân thiện đến người gửi email phỏng vấn. Nếu biết rõ tên của người gửi email, hãy thêm trực tiếp vào. Ví dụ: Kính gửi phòng tuyển dụng công ty ABC, Chào chị Hương, Dear chị Mai… Đây được xem là cách trả lời email lịch sự, thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng nhà tuyển dụng

Đừng quên gửi kèm lời cảm ơn nhà tuyển dụng về lời mời phỏng vấn và thể hiện sự quan tâm muốn tìm hiểu thêm về công việc ứng tuyển.

Lý do viết thư

Trong cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn. Phần lý do viết thư cần trình bày trực tiếp vấn đề. Không nên nói miên man và không có trọng tâm. Bạn cần cảm ơn và xác nhận lịch hẹn phỏng vấn hoặc từ chối để nhà tuyển dụng biết rõ câu trả lời của bạn. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn lựa chọn thời gian phỏng vấn thì cần chọn và nêu rõ thời gian.

Lời cảm ơn

Với cách trả lời email mời phỏng vấn chuyên nghiệp, đều phải có lời cám ơn như lời kết thúc. Đây là một câu kết thay cho phép lịch sự không nên bỏ qua.

Nếu ở phần đầu mail xác nhận phỏng vấn bạn đã quên gửi lời cảm ơn thì có thể bổ sung lời cảm ơn ở phần cuối thư. Ở phần này, bạn nên kèm theo lời hứa sẽ đến đúng giờ.

Chữ ký cuối mail

Bạn tạo chữ ký cuối mail vì đây là một thông tin khá hữu ích khi bạn sử dụng Email. Chữ ký có thể ghi một số thông tin cơ bản về bạn như họ tên, địa chỉ, số điện thoại và email. Để phòng các trường hợp có vấn đề phát sinh, nhà tuyển dụng có thể gọi điện thoại trực tiếp cho bạn. Vì vậy, phần chữ ký cuối có địa chỉ và số điện thoại là vô cùng cần thiết.

Những điều cần tránh trong cách trả lời thư mời phỏng vấn

Dù cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng anh hay tiếng việt, có một số sai lầm lớn bạn cần tránh. Để nhanh chóng có được một cuộc phỏng vấn và tạo được ấn tượng tượng tốt.

Đầu tiên, hãy phản hồi thư mời phỏng vấn nhanh nhất có thể. Nên trả lời mail phỏng vấn trong vòng 24 – 48h nếu có thể. Tốt nhất, đừng để nhà tuyển dụng chờ đợi quá lâu. Vô tình làm mất đi cơ hội việc làm tốt cho bản thân

Khi trả lời thư, nên lưu ý đưa ra ít nhất một thời điểm bạn sẵn sàng cho buổi phỏng vấn trong trường hợp nhà tuyển dụng không đề cập đến. Đây là cơ hội để chứng minh sự chủ động của bạn trong mọi trường hợp và khả năng giao tiếp tuyệt vời của bạn. Vì vậy, hãy đưa ra nhiều khoảng thời gian để giúp nhà tuyển dụng lên lịch phỏng vấn.

Tiếp theo, hãy luôn đọc email của bạn một cách cẩn thận. Tránh các lỗi đánh máy hoặc chính tả trong email không đáng có. Tuy rằng, có thể sẽ không làm bạn mất đi cơ hội phỏng vấn nhưng điều đó sẽ tạo ấn tượng xấu với nhà tuyển dụng. Vì vậy, hãy luôn kiểm tra email của bạn một cách tỉ mỉ. Tránh các lỗi không đáng có trước khi gửi.

Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp

Mẫu trả lời email nhận phỏng vấn

Tiêu đề: NGUYỄN THỊ A_NHÂN VIÊN MARKETING_THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN

Dear …/Kính gửi: Công ty …

Tên tôi là Nguyễn Thị A. Tôi rất vui và cảm ơn vì quý công ty đã tạo cơ hội phỏng vấn dành cho tôi với vị trí nhân viên marketing.

Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào … giờ… ngày… tại văn phòng công ty.

Tôi tin rằng với kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực marketing. Sẽ giúp tôi đáp ứng được những yêu cầu của quý công ty. Tôi mong được chia sẻ niềm đam mê và kỹ năng của tôi trong công việc với anh/chị trong cuộc phỏng vấn.

Nếu công ty cần bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn, xin Quý công ty vui lòng phản hồi để tôi có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất.

Trân trọng,

Nguyễn Thị A

Email: nguyenthia@gmail.com

SĐT: 09xxxxxxxx

Mẫu trả lời email từ chối phỏng vấn

Tiêu đề: NGUYỄN THỊ A_NHÂN VIÊN MARKETING_THƯ TỪ CHỐI PHỎNG VẤN

Dear …/ Kính gửi: Công ty …

Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí nhân viên X tại quý công ty. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào ngày… tại văn phòng công ty vì … (nêu lý do bạn từ chối).

Rất hy vọng được hợp tác với quý công ty vào một dịp gần nhất!

Trân trọng,

Nguyễn Thị A

Email: nguyenthia@gmail.com

SĐT: 09xxxxxxxx

Mẫu Email cần hỏi thêm thông tin

Tiêu đề: NGUYỄN THỊ A_ NHÂN VIÊN MARKETING_EMAIL XÁC NHẬN LỊCH PHỎNG VẤN

Dear …/ Kính gửi: Công ty …

Tôi rất vui mừng khi nhận được thông báo mời phỏng vấn của Quý công ty. Rất cảm ơn vì đã dành cho tôi cơ hội được tham gia buổi phỏng vấn tuyển chọn nhân viên marketing của công ty. Tôi xin xác nhận chắc chắn sẽ tham dự buổi phỏng vấn vào lúc … giờ, ngày… tháng… năm…

Trong cuộc gọi của bên Phòng nhân sự sáng nay tôi chưa nghe đề cập đến địa điểm phỏng vấn, vậy nên Quý công ty vui lòng cho tôi biết địa điểm cụ thể là ở đâu và cần mang theo tài liệu gì thêm để phục vụ cho buổi phỏng vấn.

Mong sớm nhận được phản hồi từ Quý công ty để tôi có được sự chuẩn bị kỹ càng nhất!

Trân trọng

Nguyễn Thị A

Email: nguyenthia@gmail.com

SĐT: 09xxxxxxxx

Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Subject: Interview Confirmation [Position] + [your name]

Dear Mr/Ms. [Name of interviewer],

Thank you very much for inviting me to interview for [position]. I am ver excited about the opportunity to learn more the position and I look forward to meeting you to discuss my background in further detail.

I confirm the date as you suggested, [time in detail] at your comapany [address in detail]. If you need any further information, please reply to let me know.

One more time, I thank you for your invitation.

Best Regards,

[Your name]

Kết luận

Với những thông tin chia sẻ về các cách trả lời email của nhà tuyển dụng trên đây, hy vọng ứng viên đã tìm được cho mình cách xác nhận email phỏng vấn thu hút và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng trước khi bước vào buổi phỏng vấn trực tiếp.